1、當(dāng)前存在的問題

1、檔案管理意識(shí)淡薄

在人們的習(xí)慣性理解中，檔案管理是由專職人員執(zhí)行的工作。 在普通單位，檔案工作就是將上級(jí)、單位下發(fā)的文件進(jìn)行整理，然后按順序裝箱保存。 從普通干部到領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)，大多數(shù)人都認(rèn)同這種做法，檔案管理工作一般都是由比較閑的人擔(dān)任。

2、檔案人員配備不足

人是這個(gè)社會(huì)最重要的資源。 檔案管理只能由專業(yè)的管理人員來完成。 只有一些檔案軟件如量子偉業(yè)、中信信息、東方飛揚(yáng)等軟件可以使用且高效。 但實(shí)際情況是，大多數(shù)單位的檔案管理人員都是后勤人員，學(xué)歷和業(yè)務(wù)水平較低，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力較弱。 檔案管理僅限于整理簡單資料和傳遞文字的工作。

3、檔案設(shè)施設(shè)備落后

目前檔案管理專業(yè)，各部門對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)有限，對(duì)檔案設(shè)施設(shè)備的投入很少。 配置較好的單位有檔案室，配備一到兩臺(tái)計(jì)算機(jī)，用于存儲(chǔ)電子數(shù)據(jù)，而一些條件較差的單位幾乎沒有。 獨(dú)立的檔案室，檔案存放在辦公室的柜子里。 長期以來，檔案丟失現(xiàn)象十分嚴(yán)重。 當(dāng)你想查閱某年某月的信息時(shí)，卻無從找到，以致珍貴的檔案資源永遠(yuǎn)被封存在柜子的角落里。 。

4、檔案基礎(chǔ)工作不足

文件管理更多的是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。 對(duì)比文件匯總和目錄編排需要大量的時(shí)間和精力來改進(jìn)。 目前，大多數(shù)單位的檔案都存在不同程度的低質(zhì)量，無法檢索，造成了很多問題。 資源很難被多次使用。 如果想要引用或支持一些有價(jià)值的資源，只能依靠模糊的瀏覽檔案管理專業(yè)，效率低下。

5、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低

檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)。 如果沒有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的約束和管理，檔案資源的流失將不可避免。 從這個(gè)角度來說，檔案管理必須規(guī)范，這需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全體員工的重視。 各單位要根據(jù)人員能力，規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)，引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才，或者加大本單位培養(yǎng)專業(yè)檔案人才的投入，使檔案盡快規(guī)范化。

六、檔案利用不充分

有的單位的檔案室，很少有人進(jìn)去。 它們已經(jīng)關(guān)閉很長時(shí)間了，數(shù)據(jù)也沒有系統(tǒng)地整理。 人們想要查看某些信息就更加困難了。 漸漸地，沒有人關(guān)心檔案了。 由于缺乏關(guān)注，這部作品也逐漸被遺忘。 加之檔案投入有限，一些檔案沒有妥善保存，如電子資源，難以保存，過一段時(shí)間就會(huì)消失，日后再次查閱變得困難。

二、檔案管理現(xiàn)代化對(duì)策探討

1、更新文件管理理念

概念是每個(gè)行業(yè)都存在的根深蒂固的知識(shí)結(jié)構(gòu)。 檔案管理也是如此。 只有從上到下轉(zhuǎn)變對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，檔案管理水平才能得到大幅度提高。 而這不僅僅是設(shè)備和人才的缺乏，更是檔案館從主要領(lǐng)導(dǎo)到中層干部到普通行政后勤人員的觀念轉(zhuǎn)變。 工作過程中要有檔案意識(shí)，提高對(duì)檔案工作的整體關(guān)注度。 這樣，就會(huì)采取相應(yīng)的組織架構(gòu)、管理制度和行為方法，最終使檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化。

2.加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)

檔案管理是一項(xiàng)普通的工作，但人才素質(zhì)卻極高。 首先，要吸引熱愛檔案管理、不怕苦、不怕累、能耐孤獨(dú)、能耐貧困、有默默奉獻(xiàn)精神的優(yōu)秀人才。 其次，要有專業(yè)的技能和廣泛的知識(shí)。 雖然檔案管理是一項(xiàng)人人都可以做的工作，但做得好與不好還是有很大區(qū)別的。 辦理各種檔案業(yè)務(wù)需要較高的水平，涉及的知識(shí)也很廣泛，如檔案收集、檔案真?zhèn)舞b別、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案修復(fù)、檔案提供與利用等專業(yè)知識(shí)。 再次，現(xiàn)代社會(huì)掌握多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖像視頻處理、各種文檔轉(zhuǎn)換等現(xiàn)代信息技術(shù)是非常有必要的。 最后，還有檔案開發(fā)利用的能力。 一個(gè)合格的檔案管理者應(yīng)該積極開發(fā)有利于檔案管理的應(yīng)用軟件，使檔案更方便查看或管理，讓檔案活起來，成為寶貴的資源。

三、加強(qiáng)檔案硬件設(shè)備完善

檔案室現(xiàn)有設(shè)備急需更新。 一些單位的檔案室使用的是其他辦公室淘汰的桌椅和電腦。 剛充值，上級(jí)就來檢查了。 要及時(shí)更新檔案硬件設(shè)施，如辦公電腦、消防設(shè)備、打印設(shè)備、掃描設(shè)備、移動(dòng)硬盤、光盤等耗材，購買或開發(fā)檔案管理軟件，盡快實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理?？赡艿?。

4.檔案管理應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)化流程

標(biāo)準(zhǔn)化代表質(zhì)量和效率。 檔案管理現(xiàn)代化，必須采用標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行管理。 一是提供檔案歸檔歸檔服務(wù)，方便用戶借閱。 二是規(guī)范檔案管理，各類信息分類存放，規(guī)范有序。 第三，檔案管理人員更換時(shí)，可以方便交接。 在某些場合，它也適用于文件的交換。

5、手工加工與現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用的協(xié)調(diào)

在檔案管理中，手工工作始終是基礎(chǔ)。 檔案材料的整理、編號(hào)、核對(duì)、歸檔等都需要人工一一完成。 即使在信息技術(shù)非常發(fā)達(dá)的今天，紙質(zhì)文件仍然占絕大多數(shù)。 手工處理是非常有必要的。 檔案管理在未來很長一段時(shí)間內(nèi)仍將依賴于檔案的手工處理。 當(dāng)然，新信息技術(shù)的出現(xiàn)必須充分把握。 在處理紙質(zhì)材料的同時(shí)，我們還必須收集和整理電子文件。 當(dāng)前，檔案類型不斷增加，各種資源需要協(xié)同處理。 音頻、視頻等都是珍貴的檔案，需要人工和現(xiàn)代手段來保存。

六、實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化

檔案管理的作用就是讓檔案變得更有價(jià)值。 為使文件更方便讀者閱讀，需要做好以下工作。 一是檔案館舍建設(shè)。 紙質(zhì)文件存放在文件柜中，條理清晰，方便讀者輕松便捷地查閱相關(guān)信息。 例如，有一些桌椅可供摘錄和筆記，還有方便的復(fù)印和打印設(shè)施。 公開文件可以很容易地被讀者復(fù)制。 配有電腦，讀者可以方便地查閱相關(guān)電子文檔、圖片、音頻、視頻資料。 二是網(wǎng)上檔案建設(shè)。 實(shí)體場所僅限制借閱的時(shí)間和空間。 要讓檔案開放并具有更大的價(jià)值，就必須充分發(fā)揮當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，使檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，通過網(wǎng)絡(luò)以數(shù)字形式進(jìn)行訪問，讓一些可以公開的紙質(zhì)文件也可以變成檔案。通過掃描等方式轉(zhuǎn)化為電子文檔，方便讀者遠(yuǎn)距離共享資源。

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。 檔案管理可以依托當(dāng)前成熟的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境得到充分發(fā)展。 當(dāng)然，這也對(duì)檔案管理人員提出了要求，必須不斷學(xué)習(xí)、創(chuàng)新、改革。 創(chuàng)新的世界廣闊，是時(shí)候取得進(jìn)步了。 我們要不斷迎接挑戰(zhàn)，不斷學(xué)習(xí)，做好當(dāng)前的檔案工作。

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